Privacy policy: WhatsApp integration of the Dampfkiste booking software
Provider and contact
Dampfkiste UG (haftungsbeschränkt), Otto-Hahn-Str. 5, 61137 Schöneck, Germany. contact@dampfkiste.com
What the app does
Dampfkiste UG builds booking and practice software for businesses that work by appointment. Each business uses its own installation of the software; a business's data is not shared with other businesses. The Meta app of Dampfkiste UG connects a business's WhatsApp Business account to that business's installation through Meta's WhatsApp Business Platform. The app also sends each business notifications about its appointments, from a WhatsApp number of Dampfkiste UG that serves only this purpose.
Data the app receives from Meta
- The connected WhatsApp Business account: account and phone number IDs, display phone number, verified name and an access token.
- Messages to and from the business's number, including those the business sends from the WhatsApp Business app: the sender's phone number and WhatsApp profile name, text, voice messages, images, videos, documents and captions, timestamps, delivery and read status.
- Once, on the business's request after connecting: the chat history of the six months before the account was connected (individual chats, no groups) and the business's WhatsApp contacts (name and phone number).
- For the notification number: the delivery status of the notifications.
Meta handles the Facebook login used to connect the account. The app receives the access token, never the Facebook login credentials.
Purpose
The data is used only to provide the software to the business: to show its conversations, send its replies, invoices and appointment notifications, and, where the business switches these functions on, to transcribe voice messages, summarize conversations, answer its customers' administrative questions and book appointments. It is not used for advertising, not sold and not passed to anyone except the processors below.
Roles and legal basis
Dampfkiste UG is the controller of the business's account data and processes it to perform its contract with the business (Art. 6(1)(b) GDPR). Dampfkiste UG processes the data of the business's customers on behalf of the business (Art. 28 GDPR). The business is the controller of that data and informs its customers in its own privacy notice.
Processors
- Cloudflare, Inc., USA: hosting, storage and the models that transcribe voice messages and summarize conversations.
- Meta Platforms Ireland Limited: WhatsApp Business Platform.
- Google Ireland Limited: the business's calendar, for appointments booked in a conversation.
Data can be processed in the USA. Cloudflare, Google and Meta are certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework.
Storage
Conversations, voice messages and attachments are kept until the business deletes them or its retention setting removes them. The access token is stored encrypted until the business removes the connection, connects another account or asks for the token to be deleted. Backups of the database are kept in private storage so the data can be restored after a failure, and are not deleted automatically.
Your rights
You have the rights of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection (Art. 15 to 21 GDPR), and the right to lodge a complaint with a supervisory authority; for Dampfkiste UG this is the Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information, Wiesbaden. Write to contact@dampfkiste.com; customers of a business can also write to that business. How to have data deleted: data deletion.
Datenschutzerklärung: WhatsApp-Anbindung der Buchungssoftware von Dampfkiste
Anbieter und Kontakt
Dampfkiste UG (haftungsbeschränkt), Otto-Hahn-Str. 5, 61137 Schöneck, Deutschland. contact@dampfkiste.com
Was die App tut
Die Dampfkiste UG entwickelt Buchungs- und Praxissoftware für Unternehmen, die nach Terminvereinbarung arbeiten. Jedes Unternehmen nutzt eine eigene Installation der Software; seine Daten werden nicht mit anderen Unternehmen geteilt. Die Meta-App der Dampfkiste UG verbindet das WhatsApp-Business-Konto eines Unternehmens über die WhatsApp Business Platform von Meta mit der Installation dieses Unternehmens. Außerdem sendet die App jedem Unternehmen Benachrichtigungen zu seinen Terminen; dafür nutzt sie eine nur diesem Zweck dienende WhatsApp-Nummer der Dampfkiste UG.
Daten, die Meta an die App übermittelt
- Das verbundene WhatsApp-Business-Konto: Konto- und Nummern-IDs, angezeigte Telefonnummer, verifizierter Name und ein Zugangstoken.
- Nachrichten an die und von der Nummer des Unternehmens, auch solche, die das Unternehmen aus der WhatsApp-Business-App sendet: Telefonnummer und WhatsApp-Profilname des Absenders, Text, Sprachnachrichten, Bilder, Videos, Dokumente und Beschriftungen, Zeitpunkte, Zustell- und Lesestatus.
- Einmalig, wenn das Unternehmen es nach dem Verbinden anfordert: der Chatverlauf der sechs Monate vor dem Verbinden (Einzelchats, keine Gruppen) und die WhatsApp-Kontakte des Unternehmens (Name und Telefonnummer).
- Für die Benachrichtigungsnummer: der Zustellstatus der Benachrichtigungen.
Die Facebook-Anmeldung zum Verbinden des Kontos wickelt Meta ab. Die App erhält das Zugangstoken, nicht die Anmeldedaten.
Zweck
Die Daten dienen nur dazu, dem Unternehmen die Software bereitzustellen: seine Gespräche anzuzeigen, seine Antworten, Rechnungen und Terminbenachrichtigungen zu senden und, soweit das Unternehmen dies einschaltet, Sprachnachrichten zu transkribieren, Gespräche zusammenzufassen, organisatorische Fragen seiner Kundinnen und Kunden zu beantworten und Termine zu buchen. Die Daten werden nicht für Werbung verwendet, nicht verkauft und nur an die unten genannten Auftragsverarbeiter weitergegeben.
Rollen und Rechtsgrundlage
Für die Kontodaten des Unternehmens ist die Dampfkiste UG verantwortlich und verarbeitet sie zur Erfüllung des Vertrags mit dem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten der Kundinnen und Kunden des Unternehmens verarbeitet die Dampfkiste UG im Auftrag des Unternehmens (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist das Unternehmen, das seine Kundinnen und Kunden in seiner eigenen Datenschutzerklärung informiert.
Auftragsverarbeiter
- Cloudflare, Inc., USA: Hosting, Speicherung und die Modelle, die Sprachnachrichten transkribieren und Gespräche zusammenfassen.
- Meta Platforms Ireland Limited: WhatsApp Business Platform.
- Google Ireland Limited: der Kalender des Unternehmens, für in einem Gespräch gebuchte Termine.
Daten können in den USA verarbeitet werden. Cloudflare, Google und Meta sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.
Speicherdauer
Gespräche, Sprachnachrichten und Anhänge bleiben gespeichert, bis das Unternehmen sie löscht oder seine Aufbewahrungseinstellung sie entfernt. Das Zugangstoken wird verschlüsselt gespeichert, bis das Unternehmen die Verbindung entfernt, ein anderes Konto verbindet oder die Löschung des Tokens verlangt. Sicherungen der Datenbank werden in einem privaten Speicher aufbewahrt, damit sich die Daten nach einem Ausfall wiederherstellen lassen, und werden nicht automatisch gelöscht.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) und können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; zuständig für die Dampfkiste UG ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wiesbaden. Schreiben Sie an contact@dampfkiste.com; Kundinnen und Kunden eines Unternehmens können sich auch an dieses Unternehmen wenden. So lassen Sie Daten löschen: Löschung von Daten.